日本では多くの企業が導入している「OJT」。社内で新人指導を行う教育制度は、。実務を通して仕事の進め方を身に付けるため、即戦力となる人材を育てやすいのが特徴です。
本記事ではそんなOJTのメリットやデメリットを解説。併せて、成功させる5つのポイントも解説しています。OJT導入を検討している企業は、本記事の内容をぜひ参考にしてみてください。
本記事のまとめ
- OJTとほかの教育制度の違いを解説
- OJT実施時の3つの注意点とは
- OJTには向いている業務と向いていない業務がある
OJTとは？
OJTとは、「On-the-Job Training」の略語です。上司や先輩などが部下に対して仕事を通じて、仕事に必要な知識や技術を身に付けさせる教育方法のことを指します。
厚生労働省が公表した令和3年度「能力開発基本調査」によれば、対象となった事業所の59.1％が正社員に対して計画的なOJTを実施。個人調査にてOff-JTを受講した労働者が30.2％であることから、日本では主に教育指導においてOJTが導入されていることがわかります。
参考：厚生労働省「令和3年度「能力開発基本調査」の結果を公表します」
Off-JTとは？
OJTと対象となる教育方法に、Off-JTがあります。Off-JTは「OFF the Job Training」の略語で、外部の研修会社に依頼をして仕事に必要な知識や技術を身に付けるための講習を受けさせる人材教育のことを指します。
OJTが実際の業務で活用できる内容を学ぶのに対し、Off-JTでは社会人として必要な知識とスキルなど、より広範囲のことを習得するのに実施されるのが特徴。場合によっては、仕事に関係のある専門知識全般を身に付けるために、Off-JTが実施されることもあります。
OJTとメンター制度・エルダー制度との違い
OJTと並んでよく耳にする言葉に、「メンター制度」「エルダー制度」があります。
メンター制度とは、若手社員に対して先輩社員が指導担当者になること。担当者はメンターと呼ばれます。OJTが仕事に必要となる最低限のスキルや知識を教えるのに対し、メンター制度では業務をサポートしたり、キャリアの明確化や仕事をするうえで困っていることの相談に乗ったりします。定期的に面談の機会を設け、長期的にサポートする制度です。
エルダー制度は、OJTの一環。異なるのは、直属の上司ではなく実際に一緒に仕事を行う先輩社員が担当者であることです。教育担当者はエルダーと呼ばれ、メンター制度と同じく、若手社員の業務サポートからメンタルサポートを行います。
OJTを実施する目的
多くの企業で取り入れられているOJT。外部に研修を依頼するのではなく、内部で社員によって実施するOJTにはどんな目的があるのでしょうか。3つの目的を解説します。
業務の効率化
OJTを実施する1つ目の目的は、業務の効率化です。
OJTは実務を通して新人教育を行います。業務に必要な知識や工程を無駄なく教えられるため、業務の効率化に繋がります。
新人は教育担当者の仕事の仕方や進め方を見ながら学んでいくので、仕事への理解度をあげるのにも効果的です。
職場への定着率のUP
OJTを実施する2つ目の目的は、職場への定着率UPです。
OJTは基本的に1対1で新人教育を行います。密にやりとりができ、わからない点を理解できるまでしっかりと教育担当者に相談できるのが特徴です。
OJT制度は、新入社員の定着率と密接に関係しているといわれています。OJT期間に丁寧なサポートを受けられ、担当者からの指導が十分だったと感じられた社員は、職場に定着しやすいのです。
従業員の不安の解消
OJTを実施する3つ目の目的は、従業員の不安の解消です。
新しく入社した従業員は、さまざまな不安を抱えています。業務を問題なく行えるかどうかもそうですが、職場の先輩方と良好な関係を築くことができるかどうかも、心配するポイントのひとつです。
教育担当者は、新入社員と先輩社員の橋渡しとしての役目も担っています。OJT期間中にスムーズなコミュニケーションを行える環境を整えられれば、従業員の不安の解消にも繋がります。
OJTを実施する5つのメリット
OJT制度は、新入社員にとっても、教育担当者にとっても、企業側にとってもメリットがあります。OJTがOff-JTかで悩んでいる企業は、OJTを実施することのメリットをまずは理解しましょう。
メリット1．実践的な内容を教えられることによる即戦力の育成
OJTを実施する1つ目のメリットは、実践的な内容を教えられることによる即戦力の育成です。
OJTの特徴は、実務を行いながら必要なスキルや知識を身に付けられること。新入社員は実践的な内容を効率的に学べるため、比較的早く企業に貢献できる人材として成長することができます。
メリット2．研修の内容を定着し、相乗効果が期待できる
OJTを実施する2つ目のメリットは、研修の内容を定着し、相乗効果が期待できることです。
OJTに加えてOff-JTも取り入れている場合は、それぞれの研修内容が効率的に定着する相乗効果を期待できます。Off-JTによる座学で身に付けた内容を、OJTによる実務研修で振り返ることが可能。それを交互に繰り返すことにより仕事に対する理解度が向上し、スピード感を持って業務に取り組めるようになります。
メリット3．個人に合わせた内容・スピードで教育できる
OJTを実施する3つ目のメリットは、個人に合わせた内容・スピードで教育できることです。
OJTは基本的に1対1。そのため、新入社員の性格や業務スピードに合わせてOJTを進められます。OJTの全体スケジュール内であれば柔軟に対応できるため、理解していない部分をそのままにして研修だけが進むという状態を避けられます。
メリット4．コミュニケーションが活発化する
OJTを実施する4つ目のメリットは、コミュニケーションが活発化することです。
OJT期間は、担当者と新入社員の間で頻繁にやりとりが行われます。新入社員が業務のわからない部分を質問したり、逆に教育担当者が新入社員に進捗を確認したり。徐々に信頼関係が構築されることで、業務以外のコミュニケーションも取りやすくなり、良好な関係を築くことができます。
メリット5．トレーナーの成長にも繋がる
OJTを実施する5つ目のメリットは、トレーナーの成長にも繋がることです。
OJTの担当者の多くは、入社3〜5年目の社員。自身の業務を問題なく行えるようになっているタイミングです。自身は先輩社員から仕事を教わったけれど、部下への教育経験がない場合が多いため、教育担当者になることでマネジメントスキルが身に付き、成長に繋がることはメリットです。
また、部下に指導を行うには業務に関するさまざまな知識が必要です。どんな質問があっても答えられるようにと日々意識するため、業務への理解度が向上。自身の業務にも好影響を与えるメリットがあります。
OJTのデメリットや注意点
OJTにはさまざまなメリットがありますが、導入前にはデメリットや注意点についても把握しておきましょう。注意点を知っておくだけで、OJTの効果に差が出ます。
注意点1．教育担当者の負担が大きく、業務に支障が出ることがある
OJTの1つ目の注意点は、教育担当者の負担が大きく、業務に支障が出ることがあることです。
OJTは1対1で教育・指導を行える反面、必然的に教育担当者の業務負担は増加します。特に、担当者が複数のプロジェクトを抱えている場合や繁忙期にOJTが重なってしまった場合は、OJTが疎かになることも。逆にOJTを優先すれば、業務に支障が出ることもあります。
OJTを取り入れる場合は、担当者が抱えている業務の棚卸しを行い、業務量を調整するなどの事前準備が必要です。
注意点2．体系的に学びにくい
OJTの2つ目の注意点は、体系的に学びにくいことです。
OJTは実務を通して指導する教育方法です。教育担当者の業務からタスクを振り分けて仕事に取り組んでもらうため、ひとつの案件の全体的な流れや必要なスキルを体系的に学びにくいのはデメリット。指導された内容が線ではなく点で習得されやすいのです。
長期間に及ぶOJTのなかで体系的に学ぶにはどうしたらよいのか、具体的なOJT計画を立てる必要があります。
注意点3．教育担当者の教育スキルに依存する
OJTの3つ目の注意点は、教育担当者の教育スキルに依存することです。
OJTが1対1で実施されることによるデメリットとしてあげられるのが、教育担当者の教育スキルによって、新入社員が独り立ちしたあとの活躍に差が出てきてしまうこと。人に物事を教えることが得意な担当者であれば、必要な知識や技術をわかりやすい形で説明が可能。新入社員もひとつずつ覚えていくことができます。
OJT実施前に担当者の研修が必要な場合も。毎年多くの新入社員が入社するということであれば、誰がOJTについても問題ないように、全社員に教育スキルを身に付けるための研修を実施するのもおすすめです。
OJTに向いている業務と向いていない業務の例
OJTは万能ではありません。すべての業務をOJTで教育・指導しようとすると、時間も教育コストもかかってしまいます。OJTに向いている業務と向いていない業務を把握し、OJTに適している業務のみを指導するのがおすすめです。
OJTに向いている業務
ルールやマニュアルが作られており、イレギュラーな対応が発生しにくい業務はOJTに向いているといえます。マニュアルをベースに指導を行うため、トレーナーに関係なく一定のOJT効果が望めるのが特徴です。
例えば、電話によるお客様対応はOJTに向いている業務のひとつ。そのほか、営業や事務などもOJTでの指導に向いています。業務の進め方をいくつかのパターンに分けられる場合も、OJTの研修内容に含めて問題ないでしょう。
OJTに向いていない業務
OJTに向いていない業務の特徴としては、イレギュラーな対応が発生しやすいことがあげられます。マニュアルでは対応できない複雑かつ広範囲の作業が求められるため、OJT研修で教えることができません。
属人性の高い業務も、同じくOJTに向いていない業務のひとつです。指導内容を言語化するのが難しく、教育コストがかかりすぎてしまいます。教える内容を整理しきれない業務に関しては、OJTに含まないようにするのがおすすめです。
OJTの教育担当者（トレーナー）に求められるスキル
OJTの教育担当者になるには、向き・不向きがあります。1対1の研修だからこそ、どんな人がトレーナーになるのかは非常に重要なポイント。OJTの教育担当者に求められる3つのスキルをご紹介します。
コミュニケーション能力
OJTの教育担当者に求められる1つ目のスキルは、コミュニケーション能力です。
OJTを成功させるポイントは、トレーナーとトレーニーの信頼関係にあります。わからない部分をトレーニーがすぐに質問できたり、相談できたりといった安心できる環境があれば、トレーニーは順調に成長していきます。
信頼関係を築くには、トレーナーのコミュニケーション能力が必要。先輩と後輩という関係性でありながら気さくに会話できるよう日々接することでトレーニーの緊張がほぐれ、安心してOJTに望めるようになります。アドバイスや指導も素直に受け入れてくれるでしょう。
フィードバックスキル
OJTの教育担当者に求められる2つ目のスキルは、フィードバックスキルです。
トレーニーが取り組んだ業務の内容を的確にフィードバックすることも、OJTの教育担当者の仕事のひとつ。フィードバックには、聞く・承認する・問いかける・助言するの4つの原則が存在し、これを実践することでトレーニーの成長を促せるとされています。
OJTを受ける側は、どの業務も初めて行います。何がよくて何がだめなのか、またより成果をあげられるようになるにはどうしたらよいのかなど、理解できるように説明するスキルは、OJTの教育担当者にとって重要です。
褒めるスキル
OJTの教育担当者に求められる3つ目のスキルは、褒めるスキルです。
トレーニーのモチベーションを保つため、効果的に褒めることも忘れないようにしましょう。褒める際のポイントは3つ。ひとつは、何がよかったのかを具体的に褒めること。もうひとつは、才能ではなく努力したという行動自体を褒めること。そして、行動に対してすぐに褒めること。
この3点を意識することで、褒めた内容が定着しやすくなります。褒めすぎるのはよくありませんが、取り組んだことに対して気軽に褒められるスキルを有していれば、トレーニーの順調な成長を促せます。
OJTの効果を高める5つのポイント
OJTはただ実施するだけでは、それなりの効果しか得られません。せっかく長期間にわたって新人の教育・指導を行うのであれば、効果は最大化しましょう。5つのポイントを解説します。
ポイント1．目標を明確にする
OJTの効果を高める1つ目のポイントは、目標を明確にすることです。
OJTは、教える側と教えられる側がお互いに目的意識を持つことで効果を最大限に発揮できます。この場合の目標とは、会社としてOJT実施後に求める成果のこと。OJT実施前に会社が求める要件を整理し、達成基準やそのためのスケジュールを定めるステップを踏みましょう。
ポイント2．指導するための指導や、研修、マニュアルの整備を行う
OJTの効果を高める2つ目のポイントは、指導するための指導・研修に加え、マニュアルの整備を行うことです。
OJT実施後の新入社員のスキルは、教育担当者の指導力に依存します。担当者が何をどう教えたらよいのか戸惑いながらのOJTでは、効果を最大限に発揮できません。まず教育担当者に対し、指導者としての指導や研修を実施する必要があるでしょう。
また、マニュアルの整備も重要です。OJT開始後にマニュアルには書いてあるけれど、実務ではまったく違うルールになっていることがあれば、指導を受ける側が混乱してしまうからです。実務とマニュアルのどちらを参考にすればよいのかの判断ができず、結果として教えてもらった内容も身に付かない可能性があります。
ポイント3．OJTのための時間を確保する
OJTの効果を高める3つ目のポイントは、OJTのための時間を確保することです。
教育担当者の多くは、自身の業務とOJTを並行して行っています。業務にある程度の余裕があればよいですが、繁忙期になるとトレーニーに待機させる時間が多くなってしまうことも。そういった事態を避けるには、OJTのための時間をきちんと確保することが大切です。
OJT開始直後から終了まで一貫して業務の合間でのOJTは行わず、重要な業務のひとつとしてOJTに取り組むことを決めるとよいでしょう。
ポイント4．Off-JTと組み合わせて実施する
OJTの効果を高める4つ目のポイントは、Off-JTと組み合わせて実施することです。
OJTは実務に活かせるスキルを実際に業務を行いながら身に付けていきます。そのため、社会人として必要な基礎的なことを学べるタイミングがありません。その部分を補うには、OJTとOff-JTを組み合わせて実施するのがおすすめです。
ポイント5．継続的に行う
OJTの効果を高める5つ目のポイントは、継続的に行うことです。
OJTを通してトレーニーにスキルアップしてもらうには、継続的な指導が大切です。継続的指導とは、OJT期間が終わったあとも一定期間OJTを続けること。指導内容を反復するように継続することで、着実に業務を行うためのスキルを身に付けられます。
OJTを実施する流れ7ステップ
OJTを実施する際に重視したいのは、OJT全体の流れです。特に、最初の目標設定やトレーナーへの研修準備は、OJTの効果を大きく左右します。ここではOJTを実施する7つのステップをご紹介します。
STEP1．OJTでの目標を設定する
まずは、OJTでの目標を設定します。
設定すべき目標は2つ。1つはOJTを受ける新入社員側の目標です。1年後にどんな人材に育てるのか、本人が目指しているキャリアに沿うような形での目標を決めます。
もう1つは、教育担当者の目標です。OJTは教える側にとってもマネジメントのスキルを身に付けられるよい機会。自身の業務を行いながらなので負担は大きいですが、せっかくの機会をどう活かすのか目標を決めることで、教育担当者としてのモチベーションを保つことができます。
STEP2．OJTトレーナーを選出する
次に、OJTトレーナーを選出します。
OJTトレーナーには、コミュニケーション能力が高かったり、柔軟性に優れていたりする方が適任といわれています。もちろん、自身の業務とOJTを並行して行えるスキルの高さも重要。ですがそれ以上に、トレーニーの立場に立って物事を考えられることが重要です。
トレーニーに寄り添い、信頼関係を築きながらOJTを行えるトレーナーを選出しましょう。
STEP3．OJTトレーナーの教育
トレーナー選出後は、OJTを行う前にトレーナーの教育が必要です。
外部のOJTトレーナー研修を利用しましょう。1日で終わる講座のほかに、オンラインで受講できる講座もあります。トレーナーのタイミングで研修を受けられるようスケジューリングし、OJT実施前に教育を完了させましょう。
STEP4．OJTの目標と計画をトレーナーとすり合わせる
次に、OJTの目標と計画をトレーナーとすり合わせます。OJTの効果を最大限に引き出すために重要なステップです。
OJTは、ただトレーニーに知識や技術を身に付けさせればよいというものではありません。計画的かつ着実に業務の理解を深めてもらい、最終的には業務の独り立ちを目指します。
トレーナーがOJTの目標を理解できていなければ、その目的を果たすことができません。いつまでに何をどの程度できるように教育指導を行うのか、きちんと目標をすり合わせておきましょう。
STEP5．OJTを実施する（Show→Tell→Do→Check）
目標のすり合わせが終わったら、実際にOJTを実施します。
OJTには「Show→Tell→Do→Check」という4つのステップが存在しているので、それを意識した教育指導を行いましょう。Showではまず、任せたい業務をトレーナーが実際にやって見せます。次のTellでは、業務の内容を説明し全体を理解してもらいます。
Doでは、ShowとTellの内容を踏まえて実際に業務に取り組んでもらい、最後のCheckで業務のできている部分とできていない部分について追加指導を行います。
この4つのステップを繰り返すことで、少しずつ着実に業務の遂行スキルを習得してもらいます。
STEP6．中間で計画の達成度や進捗を確認し、継続的に実施する
ある程度OJTが進んだら、中間で計画の達成度や進捗を確認しましょう。計画通りに進んでいない場合は、その原因を分析し改善するための施策を考えます。場合によっては、今後の計画を見直す必要もあるでしょう。
達成度や進捗の確認は、定期的に実施することが望ましく、少なくても3カ月に一度は現状を把握する時間を設けましょう。
STEP7．OJTのフィードバックを行う
最後に、OJTのフィードバックを行います。OJT開始直後から終了までにどんなスキルを習得できたのか、トレーニーの業務への取り組む姿勢や達成できたことなど、細かく評価を伝えることは、トレーニーの今後のモチベーションにも繋がります。
OJTを効果的に実施することのメリットは多数ある
本記事のまとめ
- OJTは目標設定が重要
- OJTの教育担当者には3つのスキルが求められる
- メリットとデメリットの両方を把握しておこう
どの企業でも頭を悩ませる新人教育。少数精鋭で即戦力を求める企業は、OJTの導入を検討してみてください。メリットは、実務に活かせるスキルをすぐに身に付けられること。トレーナーの負担が大きくなる可能性があるので、その場合は業務調整を行うのがおすすめです。
記事内で解説した5つのポイントを意識することで、OJTの効果を最大化できます。OJT導入を検討している企業は、ぜひ本記事を参考にし、ポイントを押さえながらOJTの体制を整えてみてはいかがでしょうか。
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