かつては仕事上のコミュニケーションに革命をもたらしたメールも、今ではなんとなく時代遅れに見えてしまうのは、仕事の正式な基準に照らすと中途半端にカジュアルなせいかもしれません。
Slackと違って、メールで送信するメッセージは、きちんとしたフォーマットで、タイプミスのない明確な文章でなければなりません。
ですから、メールは書いた直後に送信せず、送信予約にして、しばらくたってから送信する習慣にすることをおすすめします。
幸いなことに、多くのメールサービスには、メールの送信日時を指定するオプションがあるので、メッセージを書き終わってしっかり内容をチェックしたら、そのメールの送信日時を予約しましょう。
ほんの10分後に送信するように予約することもできますよ。
1. 文章を見直す時間ができる
人によって得意不得意はあるものの、文章でのコミュニケーションは業界を問わず必要なスキルです。
このスキルを磨くには、他の多くのスキルと同様に、繰り返し実践するしかありません（やればやるほど、上手になります）。
事前にメールの送信日時を予約すると、送信するまでに時間の余裕ができるので、メッセージを校正したり間違いを修正したり、文章に変なところがないか確認できるので、どこに出しても恥ずかしくない明確なメッセージを伝えることができます。
自分で書いた文章を自分で編集するは面倒かもしれませんが、やってみると必要なことを書き忘れていることに気づくこともあります。
さらに、あなたのメールを受信する同僚は、文章が簡潔で効果的になったことに気づき、仲間内であなたの株が上がることにもなります。
2. 労働時間を管理しやすくなる
仕事の日は、雪崩に巻き込まれているような忙しさなので、就業時間が終わる頃になってやっと大事なメールを同僚に送らなければならないことを思い出したりします。
でも、その頃は、誰もが注意力もエネルギーも使い果たしています。そんなとき同僚にメールを送りつける人間にはなりたくありませんよね。
ですから、そのメールは、みんながPCをログオフする前に書きあげたとしても、翌日の明るい午前中の早い時間を指定して送信予約しましょう。
1日の始まりにメッセージが受信トレイに入ると、メッセージに返信する時間がたっぷりあるはずですし、同僚は好感を抱くはずです。
誰もがPCの電源を切って、私生活に意識を向けようとしているときに、急ぎの仕事のメールを送りつけてくるような仕事中毒の人間を高く評価する人はいませんから。
時間管理は、週40時間労働の最大の課題の1つです。
送信したメールに大量の返信が入ってくるタイミングを部分的にでもコントロールできるなら、9時から5時の就業時間のストレスを1つ減らすことになります。
3. 落ち着いてメールを送信できる
メールを送信予約すると、急いでばらばらと送信するより気持ちが冷静でいられます。
大量のメールを受信したらすぐに処理しなければならない厳しい仕事をしている人が多いことは理解できます。
そういう状況で仕事をしていれば、重要な細部を省略していたり、人の名前を間違えてしまっていることに気づく前に、メールを送信してパニックになった経験が間違いなくあるはずです。
メールを送信する前に10分だけでも待って内容を再確認できれば、安心してメールのタブを閉じることができます。
2021年は、絶え間ないメールでのコミュニケーションに依存する仕事ばかりではなくなるでしょう。
でも、もしそうした仕事をしているなら、送信予約は仕事を楽にしてくれるだけでなく、自分自身も優秀なコミュニケーターになれます。
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Image: ImYanis/Shutterstock.com
Sam Blum – Lifehacker US［原文］
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